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正确评价企业信息化工作效果的四个层面

发布时间:2019-12-05 06:47:11

随着企业管理信息化时代的到来,各种各样的企业信息化管理软件不断的被开发出来,企业上线的信息系统也越来越多、越来越复杂,员工对于这些信息系统的应用效果也是褒贬不一。那么作为企业的管理者,如何评价信息系统对于企业运营产生的价值便成为了一个棘手的问题。听员工的使用意见?新系统上线必然改变员工的工作习惯,这种改变必然会引发员工对于信息系统的片面意见,因此听取员工的使用意见并不靠谱;请第三方机构进行评价?这种方式得到的系统状况评价似乎比较客观,但是聘请第三方机构的费用不低,而且信息系统中一般都会有大量的企业机密信息,长期依赖第三方机构进行评价会对企业的信息安全带来一定的风险。

那么企业怎么样才能够独立自主的获得客观的、有效的信息化工作效果评价呢?笔者认为应当从以下四个层面进行评价:

工作效率是否得到有效的提升

信息化建设对于企业产生的直接的正面影响就是工作效率的提升。对于信息化工作效果的直接评价就是考察信息化工作是否为企业内部工作效率带来有效的提升。在对效率提升的评价中我们要特别强调是效率的“有效”提升。

信息系统对于工作效率的提升实际上是一把双刃剑,一方面大量企业数据和工作信息电子化后能够更加方便、高效的完成对信息的储存、查询、处理等工作,但是这些大量的信息并不是有了信息系统后就自己电子化了,它们仍然需要人工来将大量的数据输入信息系统中,这个信息输入的过程必然会降低员工的工作效率。一般来说,如果企业的信息化工作是成功的,通过系统间的信息共享以及系统与工作的高度契合,那么信息的输入工作在有效性和便利性上都会有极大的保障,进而能够保障信息系统对工作效率的提升效果大大高于对工作效率的降低效果;反之,如果企业的信息化工作不成功的话,信息系统间数据共享差,形成一个一个的信息孤岛,信息系统与工作的紧密度低,则会出现诸如大量信息的重复输入、员工平时不录入信息而在应付信息系统使用考评集中录入信息等情况。出现这些情况会使得信息化不但不能提升企业的运行效率,反而会影响工作正常、有效的开展。

是否起到规范业务的作用

信息化对于企业的另一重大价值是规范企业的业务运行。在信息系统上线之前,软件实施方必须要与企业共同分析企业业务对信息系统的需求,同时结合企业的实际流程以及信息系统提供的解决方案对企业的流程进行优化,通过信息系统的落地实现流程的固化。因此,信息系统建设的过程实际应当是一个对业务进行优化、规范和固化e化的过程。如果信息系统建设是成功的话,那么系统与实际工作应当是紧密契合的。但是,如果在信息系统建设过程中没有花足够的时间和精力对业务需求进行梳理分析,而是“为了信息化而信息化”的匆忙上马信息系统,那么信息系统与实际工作的流程必然会偏差,终将导致信息系统实际运用效果不佳,同时无法达到规范企业业务的目的。

对于信息化是否起到规范业务作用的评价工作,企业应当从两个方面展开:一方面,审查信息系统建设过程中是否进行了企业业务信息系统需求分析的工作;另一方面,发放内部问卷,调研“现在使用的系统与流程的匹配程度怎么样?”并对问卷答案进行分析,如果有相当数量的员工认为系统与流程的匹配度上存在问题或信息系统明显与流程不匹配的话,这就说明企业的信息系统目前对于业务的规范力度是有限的,表现为流程与信息系统的不匹配。

知识管理效应是否形成

随着信息化时代的到来,无形资产占企业总价值的比重越来越大,其中经验、技术、学识等显性或隐性知识更是日渐成为企业的重要核心竞争力。对于市场型企业来说市场知识和经验的积累是提升市场预测能力的基础;对于重资产企业来说设备维护技术和经验的积累是保证设备运维水平提升的前提。知识管理水平的提升能够很好的提升组织学习能力,降低重复学习的成本。信息系统是否实现了对企业各个专业领域知识科学合理的分类、收集、管理和分析等功能是企业自我审视信息化工作效果的重要层面。

是否有力的支持了决策工作

信息系统对于决策的支持,是信息化建设对企业影响重大也是重要的功能。通过信息系统对于决策的支持,能够帮助企业在关键时刻做出正确的决策,从而直接反映在企业收益的提升或者成本的下降上。譬如,通过信息系统对企业供应链信息进行整合和优化,降低企业的库存、提升供应链效率,能直接降低企业的运营成本和对现金流的占用。企业的信息系统如果能够较为全面的支持企业的决策工作,表明企业的信息化工作已经达到了一个较高的水平。

决策支持的实现需要以上文提到的三个层面功能的实现作为前提,同时对信息系统自身的智能性也有很高的要求。因此,对决策支持层面的自我评价企业应当循序渐进,分阶段、分层面进行审视。首先是基础决策支持,即一些专业领域的信息系统实现局部决策支持。例如:对于各种合同的执行情况进行统计分析并进行合同重要执行节点的预警,客服系统对于客户投诉的记录情况进行分类统计分析等等;其次是高级决策支持,通过收集各个专业领域信息系统的共享数据,对企业的整体运营情况进行分析,为管理层提供方便快捷的企业运行信息,如管理驾驶舱、综合信息平台等。这种循序渐进的评价一方面便于企业了解自身信息化建设的情况,另一方面避免了评价要求过高对信息化建设产生“拔苗助长”的不良影响。

需要特别说明的是,上述四个层面的评价能够发现企业信息化工作的不足,但是无法全面反应出是什么问题造成的这些不足。引起这些不足的原因可能是复杂的系统性问题,如果发现企业的信息化工作存在严重的问题,不应贸然提出整改和修正方案或否定之前的信息化工作,还是应当邀请专业的第三方公司来进行诊断和分析,提出专业的解决方案。

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